拿下外贸订单的三个关键词！

可能现在的人太浮躁，或者过于追求高效了，一封邮件往往还没怎么写完，就急着发送出去，结果邮件中出现很多错误。我们在发送邮件前，一定要仔细检查一遍，字体、标点等细节，尽可能确保你的邮件是完美、准确的。每次有机会向客户展示我们的时候，都要展示最好的一面。可能有人会觉得这是小事，根本不值一提。但是当大多数人都在忽略这些小细节时，你做到了，那么你就会脱颖而出。

勤勉的一个具体体现是时差。作为外贸业务必须时刻保持和客户的沟通，所以，如果你指望只是八小时工作的话，很难成为优秀的外贸业务员。任何一个有效的询盘，客人都会问三家以上供应商，你的竞争对手不仅仅在中国，更有可能是全球的供应商。如果我们没有及时回复客人，就给竞争对手机会了。

勤勉的另一层含义，指的是不能守株待兔。等着外贸经理分配B2B平台询盘的业务员才刚刚入门。懂得自己主动利用平台寻找客户，积极发邮件的业务员，是刚刚毕业。懂得运用公司大量客户数据库，做好客户资料管理，主动有效按照客户类别进行定期跟踪的业务员，才是高手。

说到创新，很多人以为是产品的创新，其实这种理解是片面的。相信每个业务员都发过开发信，如果你能够在前辈的开发信上稍加改动，增加图片，换种颜色，这都是对自己工作内容的创新。我们要不断更换自己的工作方法，不断调整思维。

针对外贸流程中的各个环节，我总结出以下几点经验及教训：

1.客户分级，采取不同的跟进方式

收到客人的询盘后，根据询盘内容、地域、对方公司资料等所有能收集到的讯息进行初步的客户分级，至于客户如何分级，中国制造网的专业讲师们已培训过，在这里特别提出的是：目标客户重点跟进，回复要及时，有效，针对性强，且客户跟进要有耐心。我曾经有一个美国客户询盘只有简短的一句：we are looking for 800 tons of non woven fabric for agricultural cover, its 20 GSM and the width is 150 cm. we need FOB price.

看似很简单的一个询盘，其实已经详细说明客人要的产品规格，用途等讯息，随后我们查了客人公司的相关资料，他们确实是一个需要此类产品的终端用户。于是我们针对客人需求，第一时间回复了询盘，并给出客人更专业的建议。客人很快回复，感谢我们给出的建议，同意使用建议产品。这样一来建立了初步的良好联系，但随后的跟进就没那么顺利了。在我们报价出去后，客人就再没回复了。以我多年跟进美国客人的经验，考虑到这是一个终端用户的客人，没有就此放弃，换了几个不同的邮箱，间隔三天、五天、七天，给客人发跟进邮件。开始是问客人收到报价没有，及对报价的comments，后来则是针对一些行业新闻跟客人保持发送邮件。

这样跟进了大概一个月之后，客人终于回复了，对之前的毫无音讯道歉，并解释由于太忙没有及时回复。然后好消息来了，客人开始跟我们讨论价格、运输、付款方式等细节问题，在所有细节都谈妥之后，客人一次给我们下了6个柜的单作为试单，并签下长期合作意向的合同。

2.报价单的制作：专业、全面、清晰

无论做什么产品，当我们的报价单展现在客人眼前的时候，也决定了客人对公司的整体印象。一份专业的报价单无疑会给客人留下很好的印象。另外，客人的时间很宝贵，没空去逐个问细节，所以我们要尽量在报价单上全面体现要呈现给客人的所有产品相关讯息，且主次分明，让客人一目了然。

P.S.：记得报价单上留下自己公司的联系方式。

我们公司的报价单就做得相当不错，很多客人看过后赞不绝口。一个奥地利的客户对我们说：“你们不是第一个回复我询盘的公司，但你们的报价单是最专业的，所以我选择来你们公司，并最终跟你们合作。”

3.邮件电话两种方式结合，跟进挑好时间

当邮件沟通不能解决，或比较紧急的事情时，记得及时电话沟通。但重要事情如价格确认等，同客人电话沟通后请记得及时补一封邮件。

另外，做外贸难免会有时差问题。不仅仅是打电话要注意客户的上下班时间，如果邮件的发送也注意到这一点，也会收到意外的效果哦。比如一个美国客户，跟我们的时间刚好是反的，若我们上班时间后再发邮件，且不说客人上班时我们的邮件已经在客人邮箱的最下面了，那样一天24小时只能一去一回两封邮件。反之，我们若在晚上睡之前或大清早及时回复或跟进邮件，客人可能还在办公室，也会及时回复我们，这样就大大增加了我们跟客人沟通的次数。

4.寄样需谨慎

关于寄样，相信很多人都在纠结一些问题：要不要收取样品费？要不要收取快递费？客人不同意支付合理的样品费、快递费，我们还要不要寄呢？产品单一，是产品的好中差质量都寄，还是只寄质量最好的样品？产品繁多，是挑重点产品每种都寄样，还是只寄客户感兴趣的产品？

这众多问题真的说不清道不明。我们是做无纺布产品，样品货值比较低，可以免费提供样品。但国外的快递费并不少，一般情况下会先问客人能否提供快递账号，如客人不同意支付快递费，又是目标客户，就选择自己出快递费。如是一般的客户，也不急需样品，我们会选择用普通包裹甚至信件寄样给客人。但是当客人还没有确切意向要哪种产品时，应该不同质量都寄样给客人参考，还是根据区域，选择性地寄样呢？之前我们有一个印度客户要样，大家都知道印度的客户很擅长说“your price is very high”。毫无意外的，我们也收到这样的经典回复。我们就跟客人强调报价是“for good quality”的，客人要求看不同质量的样，于是就寄出了报价相应质量的产品，比报价质量差的产品，用来给客人参考。客人收到样后问差质量的价格，我们也如实报出。

最后的结果是：客人用我们差质量的价格来压价，要求我们做好质量的产品，而且完全不理会我们成本问题。当时真是觉得搬起石头砸自己的脚。最终这个客户的单没有谈成，因为双方的价格相差太远，我们也不想以次充好跟客人做一次性订单。所以大家在寄样前一定要慎重考虑，针对不同的客户采取不同的寄样策略。

5.验厂：积极沟通，充分准备

大家都知道如客户提出验厂，其实也是想对我们进一步了解，并促成订单早日达成，算是好消息，所以我们要积极配合，并主动跟客人沟通，清楚了解客人验厂的目的、标准、具体程序，并事先准备好一些基本工作，做到不打无准备之仗。

外贸业务是一个不断积累经验的过程，外贸跟进的每个环节没有对与错之分，我们都在不断的实践中寻找更好的方法，希望在外贸路上，我们都能越走越好。